Plano “anti-interrupções” para usar no escritório

post 4 - clockAlguma vez você já pensou: “não há quem se concentre no escritório, o dia passa e não consigo terminar meu trabalho. Me falta tempo e parece que não rendo”?

Bom, são muitas tarefas… mas se colocássemos minuto a minuto no papel e distribuíssemos os afazeres, veríamos que 8 horas é tempo de sobra para realizar todas as atividades. E mais. Então, onde falhamos? Interrupções, distrações, mau uso dos tempos de trabalho, reuniões improdutivas, hábitos digitais descontrolados, perdas de tempo online… a lista vai crescendo.

O problema é que achamos que a culpa é da nossa empresa ou dos nossos companheiros. Que nós não podemos fazer muito para melhorar nosso rendimento. A realidade não é bem assim. Há uma grande quantidade de truques e técnicas que você pode pôr em prática para melhorar seu desempenho no escritório. Aqui vão algumas delas.

#1. Não leia o email assim que chegar

Tente postergar esse hábito uns 50 minutos e reserve esses primeiros momentos para se concentrar, começar e terminar alguma tarefa do seu dia. Mesmo que essa tarefa seja fazer o planejamento do dia.

#2. Ferramenta de captura à mão

A qualquer momento surgirá uma idea, uma tarefa, uma petição, um contato ou algo que você deve anotar. Se não utilizar uma ferramenta digital para capturar tudo isso (por exemplo Evernote), tenha sempre à mão um bloco de notas ou caderno onde anotar rapidamente qualquer coisa. Sempre à mão não significa no meio do caminho atrapalhando a sua concentração.

#3. Tarefas manuais para momentos específicos

Dedique-se às tarefas manuais, mecânicas ou monótonas nos momentos de baixa produtividade. Processar documentos, ordenar papelada, organizar pastas no computador, comprovar números. Fazer tudo isso nas horas de máxima produtividade é um erro crasso.

#4. Peça ajuda aos companheiros

Eis um gesto que funciona, porém carece de mais adeptos. Antes de começar uma tarefa importante que requeira concentração, peça um pouco de silêncio aos companheiros. Com certeza eles entenderão porque eles também necessitarão a mesma coisa em algum momento. O companheirismo não está só nas cervejas depois do horário de trabalho.

#5. Pare para descansar com frequência

Faça pausas e “descansos ativos” entre tarefas. Isso significa fazer algo completamente diferente do que estava fazendo (atenção: bater papo online não é descansar). Afaste-se de sua mesa, faça alongamento, relaxe-se, tome ar fresco, água. A partir de certa hora você já não rende mais. Aprenda a descansar bem para ter e oferecer qualidade e agilidade.

#6. Guerra ao intrometido

Há pessoas que nasceram com o dom de fazer gracinha, perturbar, falar e não fazer nada no escritório. Parece que a moleza é genética. Seja firme com eles. Se notarem que você aceita suas brincadeiras e se interessa por suas bobagens, vão utilizá-lo como público e não vão parar de fazer visitas à sua mesa. Ser exigente com sua própria produtividade requer firmeza e assertividade com esses interruptores. Caso contrário, vão “atacá-lo” até não poderem mais e você acabará sofrendo.

#7. Aproveite a hora do almoço

Faça o possível para não comer na mesa do escritório. Mesmo quando levar comida de casa pode sair ou encontrar algum canto longe do seu monitor. Se você aproveitar bem esse tempo de almoço, poderá fazer mais coisas na parte da tarde e recarregar a bateria para encarar qualquer assunto que aparecer pela frente.

#8. Planifique o dia seguinte com antecedência

Destine os últimos 15-20 minutos do dia para elaborar a lista das tarefas que vai realizar amanhã. De todas as pendências para o dia seguinte, quais são as tarefas que devem ser feitas amanhã e quais são as mais importantes. Fazer essa “foto” com antecedência lhe ajuda a começar com mais ritmo e intensidade. É um hábito fantástico que recomendo a todo mundo.

#9. Antes de ir embora dê um “reset” em tudo

Dedique os últimos dois minutos a organizar sua mesa. Será um tipo de ritual que lhe ajudará a dar um “reset” em toda a atividade do dia. E, quando você chegar ao escritório no dia seguinte e vir uma mesa organizada e limpa, sentirá calma. O caos pode ser algo divertido, mas não funciona no ambiente de trabalho.

Você acha que essas dicas são aplicáveis ao seu dia a dia ou acha que é tudo blá-blá-blá?

Glossário

Render: ser de proveito, prestar, prover.

Desempenho: atuação, comportamento, execução. No Brasil também usamos a palavra performance.

Postergar: adiar, pôr depois, procrastinar.

Atrapalhar: produzir confusão, embaraçar, dizer ou fazer trapalhadas.

Papelada: grande quantidade de papéis.

Pasta: objeto de papelão, couro, etc. semelhante à capa de um livro, que serve para guardar papéis. No computador, também existem pastas para guardar documentos.

Crasso: grosseiro, grave, rude.

Porém: conjunção – contudo, mas, não obstante, todavia.

Bater papo: conversar à toa, informalmente.

Alongamento: exercício para aumentar a flexibilidade dos músculos e amplitude de movimentos.

Moleza: aquilo que é fácil, falta de energia, força. Indisposição ou calma excessiva.

Brincadeira: divertimento, gracejo, entretenimento, passatempo.

Bobagem: qualquer coisa sem importância. Ato ou dito de bobo ou de tolo, absurdo, disparate.

Pendência: algo que ainda não está resolvido ou que está por decidir, pendente.

Vir: futuro do subjuntivo do verbo ver.

Texto inspirado em um post do ThinkWasabi.

Sobre Cristina Pacino
Nascida em São Paulo, residente em Madri. Relações Públicas por decisão. Professora de Idiomas por vocação e mestrado. Paixão por ensinar, vivo para aprender. Quero contribuir para uma sociedade com mais opiniões próprias, ideias originais e criatividade. Acredito que aprender um novo idioma é gerar oportunidades de experimentar a vida sob outras perspectivas. Fundamental: aprender, adaptar-se e mudar. Sigo as palavras de Cora Coralina: "Feliz aquele que transfere o que sabe e aprende o que ensina."

One Response to Plano “anti-interrupções” para usar no escritório

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