Aumentar a produtividade hoje é possível

Se você pensa que este é um texto de “autoajuda” ou mais do mesmo, sinto muito. Não é.

Quem segue este blog notou que ando escrevendo menos do habitual por aqui. Antes era 1 post por semana, e atualmente a média é de 3 ao mês. Não parei de escrever, só diminuí o ritmo. Além das aulas, ando em 3 novos projetos e tenho me dedicado bastante a eles.

Nestes dias de feriado prolongado em Madri aproveitei para elaborar um texto e contar o que venho fazendo para me organizar e sim, mesmo estando absorta na rotina e loucura do dia a dia, percebi que aumentar a produtividade hoje é possível.

Tenho seguido algumas pautas que estão me ajudando a levar esses projetos em dia. Decidi compartilhar, pois quem sabe podem ser úteis para mais alguém.

1 – Descobrir as prioridades

 

Às vezes a gente sabe que tem mil coisas para fazer, e não sabe por onde começar, porque tudo é urgente. A máxima de separar o que é importante e o que é urgente, ainda vale.

Pensar no que vai levar menos tempo, e pode ser feito rapidamente, assim me livro dessas “coisinhas”, que só servem para aumentar minha lista de afazeres e me deixar mais estressada.

Focar na produtividade, e não em “estar ocupado”. Solucionar, e ter consciência de cada coisa terminada, por menor que seja.

Pensar sempre na ação número 1 para conseguir o que quer no dia de hoje. Nem que essa ação seja fazer uma lista de tarefas, para ter o panorama mais claro diante de si.

Se tem 10 coisas para fazer num dia, pensar nas 4 mais importantes, e começar executando-as. Identificar onde está o gargalo dessas tarefas, ou seja, o que está consumindo mais tempo do que você gostaria. E por quê?

 

2 – O poder dos sistemas

 

Ter sistemas automáticos ou processos ajuda a identificar onde a gente pode melhorar. Por exemplo, se você trabalha num escritório e costuma fazer ligações depois do almoço e dedicar-se às tarefas mentais ou operacionais de manhã, e nota ou pensa que não está tendo bons resultados, tente inverter a ordem. Pelo menos na Espanha, como via de regra, contatos telefônicos são mais efetivos de manhã.

No meu caso, não trabalho em escritório, mas uso um sistema muito simples. Sou uma pessoa diurna, por isso deixo as tarefas intelectuais para a parte da manhã, e à tarde, me dedico a tudo o que puder “executar”. Depois de pôr em prática essa rotina, tenho rendido melhor que nunca.

Pensar num processo produtivo para si mesmo é muito útil. Você lembra do texto que falava sobre ser autônomo?

 

3 – Delegar com poucos recursos

 

Aprender a delegar é muito importante, independente do nível que você tiver na sua empresa, se é autônomo ou não. Eu delego pouco, e esse pouco já me ajuda.

Seja compartilhar trabalho, seja trocar ideias, seja terceirizar qualquer coisas do meu trabalho, pois há tarefas que não precisam ser só minhas (exemplo: compartilhar documentos no drive com os alunos. Quem quer, imprime. Quem não, utiliza online. Antes, eu dedicava tempo pra imprimir. Na maioria das vezes, não precisa, né, gente…).

Sem dúvida o melhor é focar no que a gente sabe fazer muito bem, e deixar o “secundário”, que não é o foco do negócio, o famoso core business, para outros.

Às vezes pode haver resistência em delegar. Por quê? Por medo, por não saber como fazê-lo, por complexo de superioridade, por más experiências, ou quem sabe por falta de recursos.

Mas, para que delegar? Para não desperdiçar tempo, para ir mais rápido, para crescer, para não ficar parado.

Todo mundo tem ferramentas, elas existem para serem ser usadas.

 

4 – Aprender a ter foco

 

Pense em um passo a passo para você. Não copie, invente o seu próprio.

Para mim funciona muito bem primeiro pensar no que vou fazer e, depois, focar em uma coisa por vez.

Algo que me ajuda a focar é ter o ambiente limpo, sem papeis por perto, além dos que preciso.

Fazer algo durante um tempo sem distrações e sem interrupções (o bom smartphone e as redes sociais são inimigos nessa hora). Está lembrado do texto sobre o plano “anti-interrupções” para usar no escritório? Tá valendo.

 

5 – Gestionar sua energia (e não o seu tempo)

 

Atender aos demais a cada 10 minutos só leva ao cansaço e à sensação de que a gente não parou o dia inteiro, e ao mesmo tempo não fez nada. Você já sentiu isso? Aprender dizer não é importante. Você pode atender à pessoa daqui a pouco. Ou delegar.

Se tem coisas que te deixam com a energia baixa, mude-as. Eu sempre almoço algo leve, porque senão morro de sono depois. E como tenho muitas aulas na hora do almoço, é essencial pensar nessa refeição. Dormir e descansar mais pode ser uma fonte de alimentação dessa energia. Já pensou como isso pode ajudar a aumentar a sua produtividade?

 

São coisas tão simples, né? Realmente têm algum valor no seu dia a dia? Convido você a testar alguma delas e contar como foi. Se não funcionar, também. Quem sabe podemos chegar a alguma conclusão e solução juntos para sermos mais produtivos…

No próximo, conto quais são os 3 projetos nos quais estou envolvida.

Um abraço e ótimo fim de semana!!

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Sobre Cristina Pacino
Nascida em São Paulo, residente em Madri. Relações Públicas por decisão. Professora de Idiomas por vocação e mestrado. Paixão por ensinar, vivo para aprender. Quero contribuir para uma sociedade com mais opiniões próprias, ideias originais e criatividade. Acredito que aprender um novo idioma é gerar oportunidades de experimentar a vida sob outras perspectivas. Fundamental: aprender, adaptar-se e mudar. Sigo as palavras de Cora Coralina: "Feliz aquele que transfere o que sabe e aprende o que ensina."

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